***
Za Wikipedią: Media relations – jeden z elementów PR mający na celu utrzymywanie poprawnych stosunków z mediami, dzięki którym możliwe jest utrzymywanie dobrej komunikacji danej organizacji z otaczającym ją środowiskiem społecznym. Dzięki stałym relacjom z dziennikarzami w Polsce możliwe jest lokowanie informacji ważnych dla organizacji. Do tego celu wykorzystywane są narzędzia: informacja prasowa, wywiad okolicznościowy, relacja telewizyjna, program radiowy, i inne.
W imieniu klientów agencji, swoich pracodawców, własnej działalności gospodarczej, politycznej, artystycznej, społecznej dobre relacje z mediami są stosunkowo skutecznym i tanią metodą na budowanie zasięgów informacyjnych w oczekiwanym kontekście.
Możemy je podzielić na relacje osobiste/jednostkowe i takie, które w uproszczeniu możemy nazwać hurtowymi; tymi w tym wpisie się zajmiemy. By skutecznie stosować te narzędzia należy spełniać kilka warunków. Pierwszy i bodaj najważniejszy to znajomość rynku medialnego. Gdy rozmawiam z kandydatami do pracy w mojej agencji, podczas wstępnej rozmowy zawsze skręcam w tym kierunku.
Pytając o poszczególne tytuły prasy papierowej; ludzi, którzy stoją za konkretnymi tytułami; antenami telewizyjnymi, antenami radiowymi, portalami informacyjnymi. Oczywiście rynek medialny zmienia się w kosmicznym tempie, zasady współpracy i metody działania. Osobiście, zawsze gdy dzwoniłem do jakiegoś dziennikarza, często mojej koleżanki lub kolegi, zawsze na początku rozmowy informowałem, że jest to rozmowa służbowa lub prywatna. Gdy mówiłem, że prywatna, nigdy nie dążyłem do sprzedania informacji w imieniu mojego klienta. Ta zasada powodowała, że ludzie po drugiej stronie czuli się ze mną bezpiecznie.W pracy specjalisty public relations – warto również, po prostu lubić media i zgiełk informacyjny jaki one wytwarzają.
Oznacza to, że w trybie ciągłym powinno się mieć kontakt z maksymalną liczbą różnych mediów, na ile tylko czas pozwala. Łatwo wtedy reagować na trendy, wyłapywać ciekawostki, i co najważniejsze identyfikować materiały, które mogą stanowić zagrożenie i być wstępem do sytuacji kryzysowej (to na inny temat, ale łatwiej zapobiec sytuacji kryzysowej, niż ją później obsługiwać). W przypadku przygotowywaniu informacji prasowej obowiązuje kilka żelaznych zasad:
- informacja nie powinna liczyć więcej niż półtorej kartki standardowego maszynopisu; góra dwie kartki;
- początek informacji – czyli lead – powinien zawierać kluczowe informacje, które chcemy przekazać jak również zachęcić do przeczytania reszty tekstu;
- cały tekst powinien być skonstruowany w taki sposób aby wszystko co najważniejsze umieszczane jest na początku informacji, a wszystko co mniej ważne, umieszcza się w jego dalszych;
- tekst powinien być sformatowany w logiczne akapity, tak aby wszystko było czytelne i zachęcało do zapoznania się, a nie było odrzucającą „blachą”
- rozsądnym jest dawanie dobrych tytułów, które zachęcają do otworzenia i przeczytania informacji. Jeszcze niedawno w gazetach byli zatrudniani ludzie, którzy zajmowali się wyłącznie wymyślaniem dobrych tytułów;
- po napisaniu informacji prasowej, ktoś powinien ją przeczytać i być może jeszcze ktoś. Najważniejszym jednak jest aby na samym końcu, zapoznał się z tą informacją ktoś (?) kto nie miał z nią wcześniej, żadnego kontaktu i najlepiej by było gdyby nie miał też kontaktu z danym tematem. Taka osoba jest w stanie wychwycić błędy, które został przepuszczone przez inne osoby. (Osobiście mam na koncie wypuszczenie zaproszenia na konferencję prasową w której nic z niczym się nie zgadzało czyli jej temat, miejsce w którym miała się odbyć oraz dzień i czas jej rozpoczęcia. Stało się tak, ponieważ cały czas te dane zmieniał klient. Nie zmieniło to jednak faktu, że była to moja wina bo nie dopełniłem należnego obowiązku w postaci sprawdzenia tekstu jeszcze tuż przed samą wysyłką.)
- bardzo dobrym posunięciem jest dodanie do informacji zdjęcia, grafiki, infografiki. Wszystkie media, bardzo dobrze wiedzą, że strona graficzna i wizualność, jest niezwykle ważna dla odbiorców; im atrakcyjniejsze zdjęcie ! tym lepiej, wedle zasady – „dobre zdjęcie więcej warte niż tysiąc słów”
- informację prasową warto wysłać w pliku word’owskim lub txt – tak aby dziennikarz bez zbędnej zwłoki mógł zając się ewentualnym redagowanie; wysyłanie takowej w pdf’ie, nie jest najlepszym pomysłem
- gdy przygotowuje się mailową bazę wysyłkową, musi być ona zgodna z zainteresowaniami, kompetencjami, odpowiedzialnościami konkretnego dziennikarza i medium jakie on reprezentuje;
- przy wysyłce wiadomości mailowej, warto odbiorców utajnić; tak aby inni odbiorcy nie widzieli pozostałych – robimy tzw ukrytą kopię.